¿Por qué debería hacer un seguimiento de sus gastos comerciales?
Según un análisis de CBInsights de 101 nuevas empresas, las tres razones principales por las que las pequeñas empresas fracasan son:
1. No hay necesidad de mercado para sus servicios o productos (42%);
2. quedarse sin efectivo (29%);
3. Equipo equivocado para dirigir el negocio (23%)
Dejando de lado la investigación de mercado y la gran contratación, mantener una correa ajustada en sus gastos es esencial para un negocio saludable. Pero en el mundo agitado y exigente de hoy, no hay tiempo suficiente para repasar las habilidades de contabilidad y Excel. Las hojas de cálculo personalizadas y las aplicaciones de control de gastos pueden ayudar con el procesamiento de datos, pero ¿qué hay que tener en cuenta?
¿Qué son los gastos comerciales?
Los gastos son todo lo que genera costos para su negocio, sean esperados o no. Para organizar mejor sus gastos, haga una lista de todo lo que necesita pagar y dividirlos en las categorías:
Gastos directos
Estos son aquellos por los que pones dinero. Pueden ser el inventario disponible, los costos de las materias primas, los gastos con los empleados, el alquiler, los servicios públicos y el transporte. Los gastos directos tienden a suceder repetidamente y pueden programarse u organizarse en la rutina de su negocio.
Gastos indirectos
Tienden a cambiar según la temporada o las situaciones específicas y no son tan fáciles de predecir porque dependen del personal y de cómo se gestiona el negocio. Los gastos generales, la depreciación y los costos de comercialización son algunos ejemplos.
Depreciación
Este es un costo importante que generalmente pasa desapercibido y debe tenerse en cuenta, especialmente en empresas con grandes pérdidas de balón. Los gastos con reparaciones o reemplazos de computadoras, muebles, propiedades y equipos son esenciales para tener una idea de cuánto se está invirtiendo para mantener el negocio funcionando sin problemas.
Interéses
Todo lo que se compra y se vende genera intereses e impuestos. Dado que están directamente conectados a su Servicio de Impuestos Internos local, un buen contador puede ayudarlo con los procedimientos adecuados para registrarlos y cobrarlos.
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¿Cómo controlar sus gastos comerciales?
¡Hagamos esto simple! Su negocio debe tener un ingreso creciente y gastos decrecientes. Deben verificarse diariamente para asegurarse de que no haya errores o transacciones faltantes y administrarse mensualmente para tener una visión más amplia de los altibajos en su historial financiero. Para comprender mejor cómo mantener este control, preparamos una hoja de cálculo personalizada.
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Sea su negocio una tienda física o un comercio electrónico, un control de efectivo diario siempre será útil. Si tiene una caja registradora o cajeros, realizar un seguimiento de los billetes y monedas ayudará con la falta de cambio, así que comience su turno contando la cantidad en el cajón y agregándole a la columna Cantidad Inicial.
Hacer retiradas de dinero frecuentemente puede mantener su dinero en efectivo en un mínimo funcional mientras mantiene sus ganancias seguras en caso de robo o robo de empleados. Cada vez que se retire dinero del cajón, realice un seguimiento de la cantidad, el tiempo y la persona que lo depositó. Una vez que termine el turno y su tienda esté cerrada por el día, verifique el monto en su cajón y agrégalo a la columna Cantidad Final en la hoja de cálculo. También realice un seguimiento de los pagos realizados con tarjetas, ya sea manualmente o con los recibos del lector de tarjetas.
Una vez que tenga toda la información del día registrado, es hora de verificar si no falta nada o si salió mal. Con el saldo diario disponible y todos los depósitos contabilizados, separe sus ventas en métodos de pago. Compare la cantidad vendida con la cantidad recibida y si coinciden, ¡su trabajo está hecho! Si no coinciden, regrese a sus recibos y registros para averiguar qué salió mal.
Si tiene una cuenta en Kyte, la hoja de cálculo tendrá un tercer paso de verificación donde puede confirmar si lo que vendió ese día se registró correctamente en la aplicación. Puede usar la pestaña Estadística y verificar los datos en Métodos de pago.
En la parte inferior de la primera pestaña de la hoja de cálculo encontrará el campo Discrepancia en los Valores, siempre debe ser cero. Si el número es diferente de cero, significa que una cantidad se insertó incorrectamente, tal vez algo no se registró o se agregó dos veces. Está allí para verificar tres veces su saldo diario.
Comprensión de facturación, ingresos y ganancias.
Hacer un seguimiento de sus ingresos es bastante simple, pero siempre tenga en cuenta que el dinero registrado en sus ventas podría no estar disponible para usted de inmediato. En la segunda pestaña de la hoja de cálculo, Flujo de Caja Semanal, encontrará un lugar para tener en cuenta las cuotas, los créditos y los clientes que pagaran fiado. Para tener una idea más concreta de sus ingresos para esa semana, sume el monto recaudado de las pestañas de su Lanzamientos Diarios de esa semana y agreguelos a la columna Facturación. Registre el monto aún no pagado en la columna A Recibir y verá el monto real de sus ingresos en esa semana.
Sus ingresos se verán afectados directamente por sus gastos, por lo que deben registrarse en detalle, independientemente de que sean gastos ocasionales o una inversión repetida, una pequeña cantidad o un gasto compartido. Agregue tantos artículos a la lista como necesite y siempre guarde los recibos si los tiene. Al final de la pestaña hay un campo de porcentaje que mostrará la cantidad de sus ingresos que se está utilizando para pagar los gastos. Use estos datos para encontrar formas de disminuir este porcentaje.
La mejor manera de hacer mejoras en su negocio es tener una visión completa de cómo le está yendo. Eso es lo que debe hacer la última pestaña de la hoja de cálculo: Flujo de Caja Mensual. Le mostrará en detalle el equilibrio entre el dinero que ingresa y el dinero que sale de su tienda, de modo que los planes futuros para hacer crecer su negocio pueden hacerse en función de la salud de su situación financiera actual.
